Conditions générales de vente

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») régissent la souscription et l'utilisation de l'application de gestion de la paie Paie-Afrique, éditée par Paie-Afrique SARL, SARL au capital de 5 000 000 FCFA, dont le siège est situé BP. 3106 Port-Gentil - Gabon (ci-après « Paie-Afrique »).

Toute inscription d'une société, depuis le site ou depuis l'application, vaut acceptation sans réserve des CGV en vigueur à cette date. Elles prévalent sur tout autre document du client, sauf accord écrit et signé de Paie-Afrique.

2. Définitions

Client

La personne morale ou physique qui souscrit un abonnement pour une ou plusieurs sociétés.

Société

Chaque employeur dont la paie est gérée dans l'application ; chaque société fait l'objet d'un abonnement.

Portefeuille

L'ensemble des sociétés d'un même client. Sa taille détermine le tarif applicable à chaque société.

Utilisateur

Toute personne disposant d'un accès à l'application pour le compte d'une société (administrateur ou utilisateur simple).

Salarié

Toute personne dont la paie est gérée, qui peut consulter ses bulletins dans l'espace salarié.

Période

La durée couverte par un paiement : un mois, un trimestre ou un an selon la périodicité choisie.

3. Inscription et comptes

Le client fournit des informations exactes et à jour (raison sociale, NIF, RCCM, coordonnées, mode de facturation) et les maintient à jour depuis son espace. Un code société est attribué à chaque société : il est confidentiel. Toute personne qui crée un compte avec ce code devient administrateur de la société ; le client est seul responsable de sa diffusion. L'administrateur crée les comptes des autres utilisateurs et définit leurs droits.

Les identifiants sont personnels. La connexion est protégée par un code de vérification envoyé par email. Le client signale sans délai à Paie-Afrique toute utilisation non autorisée de ses accès.

Essai gratuit

Chaque nouveau client bénéficie d'un essai gratuit de un mois à compter de l'inscription de sa première société, sans moyen de paiement à fournir. Pendant cette période, toutes les fonctions de l'application sont accessibles, mais l'essai offre la paie d'un seul mois (le mois de l'inscription, indiqué dans l'email de confirmation) : il ne permet pas de générer la paie d'autres mois. La première échéance de l'abonnement tombe à la fin de l'essai ; l'abonnement se poursuit dès le paiement de cette échéance. À défaut de paiement, la société passe en consultation seule (article 8). Une société ajoutée au portefeuille d'un client existant ne bénéficie pas d'essai : sa première période est due dès sa création.

4. Description du service

Paie-Afrique met à disposition, en ligne, une application permettant notamment : la tenue des fiches salariés, le calcul de la paie selon la législation sociale et fiscale applicable et la convention collective de la société, l'édition des bulletins et des états (livre de paie, états comptables, ordres de virement, DAS, DTS…), la gestion des congés, la mise à disposition de personnel, et un espace salarié permettant à chaque salarié de consulter ses bulletins des mois validés et clôturés par l'employeur.

Paie-Afrique met à jour l'application pour tenir compte des évolutions réglementaires dont elle a connaissance. Les nouveautés sont annoncées sur la page d'accueil de l'application.

5. Formules et tarifs

Le tarif est fixé par société et par mois, selon le nombre de sociétés du portefeuille du client :

Lorsque l'ajout d'une société fait passer le portefeuille au palier suivant, la nouvelle société bénéficie immédiatement du nouveau tarif, à compter du mois de son ajout. Les sociétés déjà présentes conservent leur tarif jusqu'à leur prochain renouvellement, où le nouveau tarif leur est appliqué.

Les prix sont exprimés en francs CFA (FCFA). Paie-Afrique peut faire évoluer ses tarifs ; toute modification est notifiée au client au moins trente (30) jours à l'avance et ne s'applique qu'à compter du renouvellement suivant.

6. Périodicité, facturation et paiement

Le client choisit pour chaque société une périodicité de facturation :

• mensuelle : tarif mensuel ;
• trimestrielle : tarif mensuel x 3 ;
• annuelle : tarif mensuel x 10, soit une réduction de 16,7 % par rapport à douze mois (par exemple 115 000 FCFA par an au lieu de 138 000 FCFA pour la formule Neptune).

L'abonnement est payable d'avance, au début de chaque période, par virement bancaire, Mobile Money, espèces, chèque, carte bancaire ou paiement en ligne lorsqu'il est disponible.

Le client retient à la source, sur les sommes dues à ses fournisseurs (dont Paie-Afrique), les taxes applicables selon la réglementation fiscale en vigueur.

À l'inscription, le client indique comment il souhaite être facturé : une facture unique pour toutes les sociétés de son portefeuille, au nom d'une entité qu'il désigne avec son NIF, ou une facture par société, au nom de chaque société. Il peut modifier ce choix depuis son espace.

Une facture acquittée est établie dès la confirmation du paiement. Elle indique notamment le client facturé et son NIF, la période facturée, le tarif mensuel appliqué, le montant, ainsi que la date et le mode de paiement. Elle est envoyée par email et reste téléchargeable dans l'application (Mon compte > Abonnement).

7. Durée et renouvellement

L'abonnement est souscrit pour la période choisie et se renouvelle par périodes successives de même durée, à chaque échéance, sous réserve du paiement de la période suivante. La date de la prochaine échéance est indiquée dans l'application.

8. Défaut de paiement et suspension

L'abonnement couvre la période payée jusqu'à la veille de l'échéance. À défaut de paiement, il est suspendu automatiquement le jour de l'échéance ; un avertissement est affiché pendant les 7 derniers jours de l'abonnement. Paie-Afrique peut également suspendre un abonnement en cas de défaut de paiement. Pendant la suspension, l'application reste accessible en consultation seule : les utilisateurs peuvent consulter et éditer les bulletins, états et contrôles, mais ne peuvent plus créer ni modifier la paie et les fiches. Les salariés conservent l'accès à leurs bulletins. Un rappel de renouvellement est affiché à chaque connexion.

L'abonnement est réactivé dès l'enregistrement du paiement. Les données sont conservées pendant toute la durée de la suspension, dans la limite prévue à l'article 15.

9. Mois payés et rattrapage

Chaque mois payé donne le droit de générer la paie d'un mois, ainsi que les autres opérations rattachées à ce mois (congés, ouverture ou clôture de la période, suppression de la paie). Le mois payé est le mois civil au cours duquel le paiement est effectué, quelle que soit sa date ; un paiement trimestriel ou annuel couvre 3 ou 12 mois à partir de ce mois. La paie ne peut pas être générée au-delà du mois suivant le mois en cours (M+1).

Après une interruption, l'abonnement redémarre à la date du paiement et seuls les mois payés sont ouverts. Les mois impayés (antérieurs au début de l'abonnement ou compris dans une interruption) ne sont accessibles qu'après paiement d'un rattrapage, facturé au tarif mensuel de la société par mois rattrapé. Le rattrapage se commande depuis l'application (Mon compte > Abonnement) ; les mois sont débloqués dès la confirmation du paiement.

10. Résiliation

Le client peut résilier l'abonnement d'une ou plusieurs sociétés à tout moment, par email adressé à [email protected]. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours, sauf pour les abonnements annuels qui peuvent faire l'objet d'un remboursement dans les conditions de l'article 11.

Paie-Afrique peut résilier l'abonnement, après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours, en cas de manquement grave du client à ses obligations (notamment non-paiement persistant, usage frauduleux ou contraire à la loi).

À la résiliation, le client peut demander l'export de ses données (article 15) pendant le délai de conservation.

11. Politique de remboursement

11.1 Abonnements mensuels et trimestriels

Toute période commencée est due et n'est pas remboursée. La résiliation prend effet à la fin de la période payée ; le service reste accessible jusqu'à cette date.

11.2 Abonnements annuels résiliés en cours d'année

Un abonnement annuel résilié par le client en cours de période est remboursé au prorata. La réduction annuelle étant accordée en contrepartie d'un engagement de douze mois, les mois déjà commencés sont décomptés au tarif mensuel applicable, sans réduction :

Remboursement = montant payé pour l'année − (nombre de mois commencés x tarif mensuel applicable)

Si le résultat est nul ou négatif, aucun remboursement n'est dû et aucun complément n'est réclamé au client.

Exemple - formule Neptune payée 115 000 FCFA pour l'année, résiliation au cours du 4^e mois : 115 000 FCFA − (4 x 11 500 FCFA) = 69 000 FCFA remboursés. En cas de résiliation au cours du 10^e mois ou après, aucun remboursement n'est dû.

11.3 Résiliation ou interruption imputable à Paie-Afrique

Si Paie-Afrique résilie l'abonnement sans faute du client, ou si le service est indisponible plus de quinze (15) jours consécutifs pour une cause imputable à Paie-Afrique, les mois non utilisés sont remboursés au prorata du prix effectivement payé, réduction comprise.

11.4 Cas non remboursables

• les rattrapages de mois antérieurs à l'abonnement, dès que les mois concernés ont été débloqués ;
• la période d'essai gratuite, le cas échéant ;
• la résiliation prononcée par Paie-Afrique pour manquement grave du client (article 10).

11.5 Modalités

La demande de remboursement est adressée par email à [email protected] au plus tard trente (30) jours après la date d'effet de la résiliation, en précisant la ou les sociétés concernées et la facture correspondante. Le remboursement est effectué dans un délai de trente (30) jours à compter de l'acceptation de la demande, par le même mode de paiement que l'encaissement initial ou par virement, au bénéficiaire de la facture. Un avoir est établi pour chaque remboursement.

12. Obligations du client

• saisir des informations exactes et complètes (fiches salariés, éléments de paie, paramètres de la société) ;
• vérifier les bulletins et états avant leur diffusion, leur paiement ou leur déclaration ;
• préserver la confidentialité des accès et des codes société ;
• utiliser l'application conformément à la loi et aux présentes CGV ;
• payer le prix aux échéances convenues.

13. Responsabilité

Paie-Afrique s'engage à apporter tout le soin nécessaire à l'exécution du service (obligation de moyens). Les calculs sont réalisés à partir des données saisies par le client et des règles en vigueur connues de Paie-Afrique ; le client demeure responsable de ses obligations déclaratives et de ses paiements auprès des administrations et organismes sociaux.

Paie-Afrique ne saurait être tenue responsable des conséquences d'une saisie erronée ou incomplète, ni des dommages indirects. Sa responsabilité, toutes causes confondues, est limitée au montant payé par le client au titre des douze (12) derniers mois pour la société concernée.

14. Disponibilité du service

Paie-Afrique s'efforce d'assurer l'accès au service en permanence. Des interruptions peuvent intervenir pour maintenance, mise à jour ou en cas de force majeure ; les opérations programmées sont, dans la mesure du possible, réalisées en dehors des heures ouvrées et annoncées à l'avance.

15. Données personnelles et confidentialité

Le client est responsable des données personnelles de ses salariés qu'il saisit dans l'application ; Paie-Afrique les traite pour son compte, uniquement pour fournir le service. Paie-Afrique met en œuvre des mesures de sécurité adaptées (connexion chiffrée, vérification en deux étapes, cloisonnement des accès par société et par utilisateur, confidentialité des salariés à accès restreint) et s'interdit toute cession de ces données à des tiers.

Après la fin de l'abonnement, les données sont conservées douze (12) mois afin de permettre leur export ou la reprise de l'abonnement, puis supprimées, sauf obligation légale de conservation. Le client peut en demander l'export à tout moment pendant ce délai.

16. Propriété intellectuelle

L'application, sa marque et ses contenus restent la propriété exclusive de Paie-Afrique. L'abonnement confère au client un droit d'utilisation personnel et non cessible, pour la durée de l'abonnement. Les données saisies par le client restent sa propriété.

17. Modification des conditions

Paie-Afrique peut modifier les présentes CGV. Les nouvelles conditions sont notifiées aux clients au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur ; elles s'appliquent aux abonnements à compter du renouvellement suivant. Le client qui les refuse peut résilier dans les conditions de l'article 10.

18. Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit gabonais et, le cas échéant, aux actes uniformes de l'OHADA. En cas de différend, les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de trente (30) jours, le litige est porté devant les juridictions compétentes de Port-Gentil.

Contact : [email protected] - +241 77 11 77 96 - BP. 3106 Port-Gentil - Gabon